Datenschutzerklärung „Videokonferenz- und Webinartool ÖHMeet“

Der ÖH Uni Graz ist der Schutz personenbezogener Daten ein besonderes Anliegen, und wir behandeln alle verarbeiteten personenbezogenen Daten vertraulich und unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.

Diese Datenschutzerklärung soll Sie gem Art 12, 13 als NutzerIn des Videokonferenz- und Webinartools „ÖHMeet“ über Zweck, Rechtsgrundlage(n) und über Ihre Rechte iZm der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die ÖH Uni Graz informieren.

Zweck(e) der Datenverarbeitung:

Das Videokonferenz- und Webinartool „ÖHMeet“ ist eine, basierend auf der OpenSource Software BigBlueButton, webbasierte Applikation zum Zwecke der sicheren und effizienten Durchführung von Video- und Audiokonferenzen sowie der Abhaltung von Online-Veranstaltungen.

Betroffene Personengruppe(n):

Authentifizierte NutzerInnen: Registrierte Personen mit Account.
Gäste: Externe Personen ohne Account, die mittels Einladung durch eine(n) authentifizierte(n) NutzerIn das Tool nutzen können.

Datenarten:

Authentifizierte NutzerInnen:

A) Persönliche Zugangsdaten des/der NutzerIn:

Vorname
Nachname
Mailadresse
IP-Adresse

B) Konferenzinhaltsdaten:

Bild der NutzerInnen (optional)
Ton/Stimme der NutzerInnen (optional)
Inhaltsdaten der Chatnachrichten (optional)
Meta- und Inhaltsdaten der hochgeladenen und freigegebenen Datei(en) (optional)
Abstimmungen bzw Abstimmungsergebnisse (optional)
Audio- und Videoaufzeichnungen (optional)

C) Konferenzmetadaten:

Dauer und Anzahl der durchgeführten Konferenzen
Name, Rolle, Einstellungen, Aktivitäten und Anzahl der Konferenzräume
Zugriffszeiten

2. Gäste:

A) Persönliche Zugangsdaten des/der NutzerIn:

(selbstgewählter) Vorname
(selbstgewählter) Nachname
IP-Adresse

B) Konferenzinhaltsdaten: Siehe oben bei „Authentifizierte NutzerInnen“

C) Konferenzmetadaten: Siehe oben bei „Authentifizierte NutzerInnen“

Rechtsgrundlage(n) für die Verarbeitung:

Die Nutzung des Tools zur allgemeinen Kommunikation (zB Onlinebesprechungen, Beratungen, Veranstaltungen) beruht auf dem berechtigten Interesse der ÖH Uni Graz an der effizienten, sicheren Kommunikation mit und zwischen MitarbeiterInnen und Studierenden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer:

Alle oben angeführten Daten werden zentral nach Ablauf von maximal 180 Tagen ab Abhaltung der Konferenz gelöscht bzw anonymisiert: Im Rahmen des Monitorings und des Qualitätsmanagements des Tools werden aggregierte Daten (Konferenzmetadaten, zB Anmeldezahlen, Zugriffszeitpunkte) ohne direkte Identifikatoren (zB Namen, Mailadresse etc) verarbeitet, wobei eine gänzliche Anonymisierung angestrebt wird.

Dezentral obliegt die Löschung der etwaigen Aufzeichnungen der jeweiligen aufzeichnenden Person. Die Löschung hat jedoch grundsätzlich nach Erreichung des Zwecks (zB Einpflegen und Zurverfügungstellung auf einer Plattform zur eigenständigen Wiederholung) zu erfolgen (Art. 5 Abs. 1 lit. e).

Übermittlung:

Die Übermittlung der Inhaltsdaten iZm der jeweiligen Video- bzw Audiokonferenz bzw den hochgeladenen/freigegebenen Datei(en) erfolgt an jene Person(en), die die einladende bzw sendende Person dazu auswählt.

Die technische Verarbeitung der Daten erfolgt an der Universität Graz als Betreiberin des gegenständlichen Videokonferenz- und Webinartools, wobei die Daten nur im Sinne des zugrundeliegenden, am 4.12.2020 auf unbestimmte Zeit abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag verarbeitet werden. Eine Weitergabe oder Zweckentfremdung der Daten wird ausgeschlossen, die Verantwortung für die ordnungsgemäße Datenverarbeitung verbleibt bei der ÖH Uni Graz.

Ihre Rechte:

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verfügen Sie jederzeit über die folgenden Rechte, welche bei der ÖH Uni Graz als Verantwortlichen, Mailadresse: vorsitz@oehunigraz.at geltend gemacht werden können:

Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten (Art 15 DS-GVO),
Recht auf Berichtigung (Art 16 DS-GVO) oder Löschung (Art 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art 18 DS-GVO),
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art 20 DS-GVO),
Recht auf Widerspruch (Art 21 DS-GVO),
Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art 7 Abs 3 DS-GVO), wodurch die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

Darüber hinaus besteht das

Recht auf Beschwerde (Art 77 DS-GVO), welches bei einer Aufsichtsbehörde, in Österreich ist dies die österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Telefon: +43 1 52 152-0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at, einzubringen wäre.

Unsere Kontaktdaten:

Unsere Kontaktdaten lauten: ÖH Uni Graz, Harrachgasse 21, 8010 Graz
E-Mail: vorsitz@oehunigraz.at
Unsere Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: datenschutz@oehunigraz.at