Formulare des Finanzreferates
Digitale Unterschrift
Formulare können nun auch ganz einfach digital singniert per an finanz@oehunigraz.at abgegeben werden. Dabei werden nur Formulare, welche mit der Handysignatur “unterschrieben” sind akzeptiert.
– Digitale Signatur
Eine Anleitung zur Beantragung der Handysignatur findest du hier: https://www.handy-signatur.at/hs2/
Formulare sind mittels einem Klick auf „Jetzt mit Handy-Signatur unterschreiben“ zu signieren: https://www.handy-signatur.at/hs2/#!sign/single
– Projektantrag
Bei Projekten, Sonderprojekten, Investitionen, Veranstaltungen etc., bei welchen Einnahmen und/oder Ausgaben 300 Euro übersteigen oder betrieblicher Bewirtung (d.h. bei Lebensmitteln und/oder Getränken) ist das Projektantragsformular zu verwenden. Formulare können auch per E-Mail von der kostenstellenverantwortlichen Person abgegeben werden. Dabei muss die hauptverantwortliche Person das Formular digital signieren (nur Handy-Signatur, kein Scan). Andernfalls sind Formulare im Sekretariat abzugeben.
– Rückerstattung
Wenn Kosten für ein Projekt etc. im Voraus selbst gezahlt wurden, gibt es die Möglichkeit diese mittels entsprechendem Formular zurückerstatten zu lassen. Das Formular ist mit allen Belegen von der kostenstellenverantwortlichen Person persönlich im Sekretariat abzugeben.
– Verträge
Alle Verträge können auch digital signiert (nur Handy-Signatur, kein Scan) per E-Mail abgegeben werden.
Ein Werkvertrag wird für Arbeiten geschlossen bei denen ein Werk/Arbeit erstellt/geleistet wurde. Bei Erbringung eines Werkes ist das Formular der ÖH Uni Graz zu verwenden.
Projektantrag
Bei Projekten, Sonderprojekten, Investitionen, Veranstaltungen etc., bei welchen Einnahmen und/oder Ausgaben 300 Euro übersteigen oder betrieblicher Bewirtung (d.h. bei Lebensmitteln und/oder Getränken) ist das Projektantragsformular zu verwenden.
Lies dir hier eine Anleitung zum richtigen Schreiben eines Projektantrages durch:
Ausgangsrechnung bzw Gutschrift
Vor dem Projekt:
- Abgabe mindestens 4 Wochen vor Beginn des Projektes im Sekretariat der ÖH Uni Graz.
- Für Einzelposten bzw. Sammelrechnungen, die 800 Euro übersteigen sind drei Angebote einzuholen.
- Sollten Eintrittspreise, Verkaufserlöse oder Selbstbehalte geplant sein, ist eine Preisliste anzuhängen.
- Bei geschlossenen Veranstaltungen ist eine Teilnehmer/innen-Liste zu erstellen.
- Wird ein Vorschuss bzw. Scheck benötigt, ist der Scheckantrag dem Projektantrag beizulegen.
- Bei Festen ist das Einverständnis des/der Organisationsreferenten/in einzuholen.
- Bei EDV-Anschaffungen ist das Einverständnis der EDV-Administratorin einzuholen.
Nach dem Projekt:
- Alle Auflagen von Seiten der ÖH Uni Graz müssen erfüllt werden.
- Es dürfen ausschließlich Originalbelege eingereicht werden. Nur im begründeten Notfall Ersatzbelege.
- Die Teilnehmer/innen-Liste ist spätestens eine Woche nach Projektende im Sekretariat der ÖH Uni Graz abzugeben.
- Wurde ein Scheck für das Projekt ausgegeben, ist eine Scheckabrechnung mittels Scheckabrechnungsformular im Sekretariat der ÖH Uni Graz abzugeben.
- Bei Projekten über 1.000 Euro ist spätestens einen Monat nach Projektende in Zusammenarbeit mit dem Referat für wirtschaftliche Angelegenheiten eine Abrechnung mittels Projektabrechnungsformular 1.000+ zu erstellen.
- Muss für ein Projekt eine Ausgangsrechnung (u.a. aufgrund von Kooperationen, Sponsoring etc.) gestellt werden, wird diese durch die Buchhaltung der ÖH Uni Graz erstellt. Es ist das Formular zur Erstellung einer Ausgangsrechnung zu verwenden und im Sekretariat der ÖH Uni Graz abzugeben.
Rückerstattungen
Wenn Kosten für ein Projekt etc. im Voraus selbst gezahlt wurden, gibt es die Möglichkeit diese mittels entsprechendem Formular zurückerstatten zu lassen.
- Sämtliche Rückerstattungsformulare (Kostenrückerstattung und Reisekostenrückerstattung) sind im Sekretariat der ÖH Uni Graz abzugeben.
- Es sind die Originalbelege an die Kostenrückerstattung anzuheften.
- Bei Reisen mit öffentlichen Verkehrsmittlen ist das Kostenrückerstattungsformular zu verwenden und der Fahrschein beizulegen.
- Bei Reisen mit PKW ist das Reisekostenrückerstattungsformular zu verwenden.
Lies dir hier eine Anleitung zum richtigen Schreiben einer Kostnerückerstattung durch:
Verträge
Ein Werkvertrag wird für Arbeiten geschlossen bei denen ein Werk/Arbeit erstellt/geleistet wurde. Bei Erbringung eines Werkes ist das Formular der ÖH Uni Graz zu verwenden.
- Der Werkvertrag muss vollständig ausgefüllt sein und ist im Sekretariat der ÖH Uni Graz abzugeben.
- Abgabe des Werkvertrages spätestens 4 Wochen nach der erledigten Arbeit. Im begründeten Notfall kann die Frist von dem/der Finanzreferent/in um einen Monat verlängert werden.
Das Anmeldeformular als freie/r Dienstnehmer/in ist bei div. Tätigkeiten (zB. Erstsemestrigenberatung, Februarberatung, …) zu verwenden.
Anmeldung freie*r DienstnehmerIn
Anmeldung DienstnehmerIn (Gastronomie)
- Das Anmeldeformular muss vollständig ausgefüllt sein und ist im Sekretariat der ÖH Uni Graz abzugeben.
- Das Anmeldeformular ist spätestens am ersten Tag des Beschäftigungszeitraumes einzureichen.
- Die ÖH Uni Graz übernimmt die An- und Abmeldung bei der GKK und das Einreichen des Lohnzettels beim Finanzamt und der GKK.
Beteiligungen
Bei Abschluss von Inseratsverträgen (ausgenommen Hauptsponsoren der ÖH Uni Graz!) werden Mitarbeiter/innen der ÖH Uni Graz in Form einer Provision beteiligt.
- Das Formular ist im Sekretariat der ÖH Uni Graz abzugeben.
- Die Provision wird erst ausbezahlt, wenn die zugehörige Ausgangsrechnung vom Kooperationspartner bezahlt wurde.